Úgy gondolom, hogy ez attól függ, hogy mennyi információt szeretne, és formálisan hogyan szeretné nyomon követni. Úgy hangzik, hogy jelenleg ezeket az információkat nem írják le sehova, ami nyilvánvalóan az első probléma. De az információk elhelyezése egy olyan megoldáshoz, amelyet nem szándékozik követni, az legjobb esetben az optimálisnál kevesebb időfelhasználás. Meg kell határoznia, hogy mely ötletek vannak eléggé konkretizálva a rögzítéshez. Ha megbeszélést tart és tucatnyi ötlet kerül az asztalra, de a felét szinte azonnal elvetik, fel szeretné jegyezni, hogy mik voltak ezek az ötletek, és miért vetették el őket? Ez nagy erőfeszítés a valószínűleg nagyon alacsony szintű elemzésért, de ezek mégis tervezési döntések.
Intuitívabbnak tűnik számomra, ha ezt csak olyan ötleteknél csinálom, amelyek elérik azt a stádiumot, hogy van néhány. a velük kapcsolatos tényleges munka. Így már van valami kézzelfogható dolga, és ezt csak be kell iktatni egy projektfájlba, ami remélem, hogy már van valami. Mivel ez a rendszer valóban csak referencia anyagokat fog létrehozni a jövőbeni projektekhez, nem hiszem, hogy jó ötlet lenne egy teljesen új rendszert létrehozni ezen anyagok archiválására vagy egy meglévő rendszer átalakítására. Találja meg a módját a jelenlegi tervkezelő rendszerbe történő integrálásához.
Az egyetlen kulcs, amellyel megbizonyosodhatnék arról, hogy osztályozhatja a különböző terveket a legfontosabb paramétereik szerint. Nem sokat tudok a területéről, de feltételezem, hogy vannak bizonyos tervezési paraméterek, amelyeknek minden projektnek meg kell felelnie (fizikai méret, kapacitás, üzem típusa stb.). Győződjön meg arról, hogy ezek valahol jól láthatók, hogy új projekt indításakor azonosíthassa azokat a régi projekteket, amelyek különböző szempontból hasonlóak. Ha ezeket az eldobott ötleteket tárolja ezekben a mappákban, elemezheti azok hasznosságát az aktuális projekthez.
Szeretnék azonban általában figyelmeztetni arra is, hogy túl mélyen elmélyülök ebben. Ismét egy másik iparágban dolgozom, ahol a projektek sokkal rövidebbek, és mint ilyenek, sokkal több van belőlük, de néhány termék évtizedek óta létezik valamilyen formában, és ezek 15-20 változata van. Nagyon fontos fenntartani a tényleges tervmódosítások felülvizsgálati előzményeit. Annak ismerete, hogy az ügyfél mit kapott a múltban, mikor változtattak, és miért hajtották végre őket, kulcsfontosságú annak érdekében, hogy ne ismételje meg a korábbi hibákat és ne szervizelje helyesen a régi terveket. De amikor olyan terveket katalogizál, amelyek soha nem valósultak meg teljesen, akkor a nélkülözhetetlen adatok mellé nem lényeges adatokat is hozzáad, és csak annyit lehet rendezni, mielőtt a dolgok elvesznek. Úgy hangzik, mintha a szilárd kommunikáció és a jó tapasztalat helyettese lenne. Amikor ezek a projektek gazdát cserélnek, az érintett mérnököknek át kell adniuk az összes lényeges információt. Megértem, hogy meg akarok győződni arról, hogy tudják, mi került figyelembe vételre, de azt tanácsolom, hogy mérsékelje ezt a vágyat, hogy ne öntse el a feljegyzéseit felesleges adatokkal.